Dokument on lihtsalt öeldes märgid (tavaliselt sisuline tekst), millele on lisatud nende märkide õigsust kinnitav märk (allkiri või nagu vanasti kolm risti) taasesitataval kujul (st saab uuesti neid märke vaadelda, kui on vaja).
Üldiselt peetakse kõige turvalisemaks viisiks dokumenti hoida paberil, sest see on jääv ning sellega on enamasti tagatud sisu taasesitatavus. Igasugu digitaalsed lahendused vajavad uute vormingute tulekul ülesalvestamist, et uus programm suudaks lugeda, või viimist uutele andmekandjatele, nt flopikettalt CD-le või CD-lt mälupulgale jms, sest uued seadmed enam vanu seadmeid ära ei tunne. Hetkel veel CD teatakse, aga osadel seadmetel pole enam CD-lugejat, nt tahvelarvutitel ja oleme ausad, ka mälupulgaga on raskusi juba. Loodame, et uued programmid suudavad ka pilves asuvaid vanu (tol ajal igati või enam-vähem kaasaegses vormingus salvestatud) andmeid lugeda, isegi digiallkirju.
Dokument aitab meil pidada meeles tähtsaid või vähemtähtsaid asjaolusid. Nt et keegi on kellelegi võlgu. Kui võlgnik unustab ära, et ta on võlgu, siis saab võlausaldaja seda talle meelde tuletada sellise dokumendi abil, mille võlgnik on allkirjastanud. Allkirjaga antakse teada, et see info on õige. Pettuse välistamiseks, et keegi kelleltki olematut või võõrast võlga ei nõuaks, on vajalik nõude taasesitatavus (tekst on loetav) koos allkirjaga ehk dokument. Raamatupidamises on samuti dokumendid väga olulised. Sellega välistatakse mitmeid pettusi.
RPS § 7 lg 1-5 ja 8:
(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vaja-duse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.
(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:
1) toimumisaeg; 2) majandusliku sisu kirjeldus; 3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.
(3) Kui raamatupidamiskohustuslase tehingupooleks on raamatupidamisko-hustuslane, […] peab kauba võõrandamise või teenuse osutamise kohta esita-tud arve sisaldama lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatule ka arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ja tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid.
(4) Majandustehingu kirjendamisel raamatupidamisregistrites tuleb alg- või koonddokumendile lisada viide kirjendile.
(5) Algdokument peab olema masintöödeldav. Algdokument võib olla muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui see tuleneb õigusak-tist või kui tehingupoolel ei ole masintöödeldava algdokumendi käitlemise või-malust ja selle võimaluse loomine nõuab temalt ebaproportsionaalselt suuri kulutusi või pingutusi.
(9) Algdokumenti on lubatud üle viia teise vormingusse või teisele teabekand-jale, kui üleviimise käigus ei muudeta majandustehingut puudutavaid algdokumendi andmeid ning tagatakse algdokumendi vastavus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel juhul võib raamatupidamiskohustuslane säilitada üksnes muudetud vorminguga või teisel teabekandjal algdokumenti.
KMS § 37 lg 7 esitab hoopis need nõuded:
1) arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev; 2) maksukohustus-lase nimi, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number; 3) kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja aadress; 4) kauba soetaja või teenuse saaja maksukohus-tuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel; 5) kauba või teenuse nimetus või kirjeldus; 6) kauba ko-gus või teenuse maht; 7) kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast;
8) kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud; 9) maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos ko-haldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa; 10) tasumi-sele kuuluv käibemaksusumma […] eurodes.
Arvestada tuleb, et erinevad seadused oleksid korraga täidetud, kui kuulutak-se oma tegevusega selle seaduse reguleerimisvaldkonda.
Käibemaksukohustuslaseks peab eraldi registreerima, kui on soov, vajadus või teatud juhtudel kohustus, aga RPS nõuded tuleb igal juhul täita.